streckkoder faxa förbättra arbetsflödet affärsdokument

Tillförlitligt integrera viktiga elektroniska och pappersdokument mottagna via fax såsom fakturor, reseräkningar, inköpsorder, applikationer sysselsättning, anspråk och juridiska kontrakt i den dagliga verksamheten arbetsflödet är en gemensam utmaning. Dessa dokument är avgörande för många intäkter relaterade affärsprocesser och ändå är de ofta tappas bort eller arkiverats fel i en aldrig sinande rad av arkivskåp.

Dessutom reproduktionen av dessa pappersdokument minskar produktiviteten och ökar dagligen mjuka kostnader såsom kroppsarbete börda, fax omsändning, papper, toner och skrivare slitage.

Införliva streckkod faxa in en organisation kommer att förbättra arbetsflödet affärsdokument och affärskritiska data tillgång till följande avdelningar i din organisation: Human Resource DepartmentsAccounts PayableAccounts ReceivablesSalesMarketingLegal DepartmentsProductionManufacturing
Streckkod faxning kommer också bidra till att eliminera behovet av att köpa eller utveckla särskilda former tillämpningar och bearbetningsmetoder, minimera förlorade dokument och hjälpa till med alla eDocument initiativ din organisation kan ha.

Vad är streckkoden faxning?

Streckkod faxning är ett datorbaserat fax metodik som vanligen faxade dokument ges streckkoder för identifiering, routing, metadata och ändamål indexering. Streckkod faxning är enkel att implementera, tillförlitlig och beroende på streckkodssymbolik används, mycket säker. Streckkod symbologier används i streckkod faxning inkluderar 1D och 2D streckkoder, oftast kallad Code 39, Code 128, PDF417 och DataMatrix. Kod 39 och 128 är det billigaste och enklaste att genomföra eftersom program som Microsoft bar Word stödkod teckensnitt. Kod 39 och 128 typsnitt finns lätt tillgängliga på internet gratis. PDF417 och DataMatrix streckkoder kan hålla stora mängder data, stödjer checksumma och olika typer av kryptering. I vissa fall, är genomförandet av dessa PDF417 eller DataMatrix dyrare på grund av egen ansökan krav.

Streckkod faxning kan åstadkommas med den faktiska handlingen själv eller med en streckkod försättsbladet. Streckkoden är datorgenererade och adderas till det aktuella dokumentet / försättsblad. En annan metod för att lägga till en streckkod är en handhållen streckkod skrivare eller streckkodsetikett Maker. Streckkoden kan placeras och enkelt identifieras i en av de fyra hörnen på dokumentet. Det rekommenderas att använda något större teckenstorlek när du använder fax streckkod eftersom faxdokument krympa något under själva faxöverföring. Användningen av intelligenta fax hårdvara minimerar krympning och ger högsta bildkvalitet fax. Information fångas i en streckkod kommer att variera beroende på dokumenttyp. För fakturor streckkoden kan innehålla fakturanummer, kundens namn och kontonummer. Det kan också innehålla namnet på den avdelning det dirigeras. För reseräkningar streckkoden kan innehålla anställnings-ID, månad rapporten, totala beloppet etc. Sysselsättning applikationer kan innehålla telefonnummer, personnummer, ställning tillämpar. Den information som kan rymmas på en streckkod är obegränsad.

När faxet med streckkoden tas emot, har faxet serverprogramvara möjligheten att läsa av streckkoden och extrahera information eller metadata. Denna metadata används sedan för att a) identifiera, b) Route, c) Store & Deliver och d) hämta dokument effektivt.

sammandrag

Användning av streckkod faxa är inte ny på något sätt. Under de senaste åren men det har fått dragkraft och acceptans i faxserver, skanning, dokumenthantering, content management och industrier avbildning på grund av införandet av multi-function enheter (skanner, fax, skrivare, kopiator), bättre bildtekniker , mer robusta datorer, operativsystem, intelligenta styrelser fax och behovet av att lösa efterlevnad och regulatoriska frågor.