krympa din teknik – hur man arbetar helst, när som helst ur en ryggsäck

1) inledning

År och år sedan, som betalning för en konsult jobb, fick jag en tidig NCR laptop. Jag köpte en ENORM portfölj för att hålla saken. Ända sedan dess har jag varit på en strävan att packa ett komplett kontor i en enda, enkel att kassar. Inte en datorväska eller portfölj eller hänger med hjul och ett handtag – en enkel axel eller messenger bag. Detta är hur jag gjorde det – med några idéer om hur du kan också.

2) Mål för mitt “system i en påse”

webbåtkomst

Vad jag ville kunna göra var att gå ut på webben och e-post från nästan var som helst. Medan jag inser att detta förmodligen inte inkluderar Gobiöknen, ville jag jobba flesta platser där mobiltelefon täckning kan vara hade. Jag insåg inte att det på den tiden, men jag var på väg in i “molnet”, jag har upptäckt att jag gör mer och mer av mitt arbete i webbaserade applikationer. Den största fördelen är möjligheten att flytta från dator till dator utan att behöva bära med dig filer med mig.

lokal tillgång

Självklart måste jag tillgång till filer lokalt – både på en snurrande hårddisk och diverse USB-enheter. Igen målet – aldrig förlora tillgång till filer oavsett var du befinner dig. Om jag skrev en artikel och lämnade det på mitt skrivbord, glömmer att kopiera den till ett kort eller USB-minne, var jag ute på tur tills jag kom tillbaka hem.

säkra

Min vän Mike James har hamras trygghet i mig genom åren. Om jag var tillgång till e-post eller filöverföring, var man tvungen att vara trygg och säker. Information som behövs för att delas vid behov, men vid andra tillfällen filer som behövs för att gå fram och tillbaka säkert.

Messenging

Webbåtkomst inkluderar tillgång till g-talk från Google samt möjlighet till webb-baserade telefon, även om jag inte använder det ännu. Jag ville kunna hålla kontakten med världen oavsett maskin jag var på.

dokument

Jag försöker så hårt för att eliminera papper. Datorn jag har valt har en pekskärm, men jag är inte helt med det. Handlingar som jag använder är mer och mer i PDF, Word, eller ens Google Doc-format. Jag ville nå den punkt där jag inte ens behöver ta anteckningar med penna och bläck. Jag är nära, men som ni ser, det finns fortfarande ett steg längre hoppas jag att gå.

presentationer

Jag är en “ibland” högtalare och presentatör, så jag ville ha tillgång till PowerPoint om det behövs. Jag ville också ha möjlighet att göra webb-presentationer, även om jag inte har tillgång till bärbara datorer, CD-skivor eller USB-minnen.

File backup

Vara lite paranoid, jag vill ha kopior av kopior av kopior av viktiga saker. Några på plats, några offsite. Denna lösning har att erbjuda sätt att spara och komma åt filer på distans. Vad mer behöver sägas? Om du någonsin förlorat en hårddisk, skrapat en CD eller förlorat en bärbar enhet eller USB-minne, du vet smärtan av att inte ha en backup.

3) utrustning

Jag valde utrustning jag hade råd som uppfyllde kriterierna för multi-funktionalitet och bärbarhet. Det finns flera sätt att göra det som jag har gjort med olika utrustning, jag bara beskriver de kategorier av utrustning och programvara som gör att du kan arbeta var som helst.

umpc

UMPC är en akronym för Ultra Mobile PC och står för något extremt lätt dator. För den delen, skulle min Palm Treo SmartPhone räknas som en UMPC. Poängen är att ha en liten, lätt att bära datorn som kommer att fungera långa perioder på batteri. Eftersom de flesta av oss kurar under en stationär eller bärbar dator hela dagen, inte det vettigt att ha en som inte kräver en separat, tunga hjul toto att bära runt?

Fujitsu P1610

Den 1610 är en liten, lätt Windows PC med inbyggt wifi och en PC-kortplats som jag använder för Verizon mobilt bredband kort. Den har även en SD-kortplats minneskort som gör att jag kan byta ut de datafiler i min Treo och Exilim digitalkamera. Den viktigaste nackdelen är mindre tangentbord eftersom jag har stora händer, men jag har lärt mig att klara.

Den 60 GB-enhet är mer än tillräcklig, eftersom de flesta av mina lagring är avlägset, det utökade batteriet ger mig över 3 timmars användning. Det finns ingen CD-enhet, men jag kan kopiera saker till hårddisken eller min externa 120 GB USB-enhet. Denna enhet är början “plattform” på vilken det övergripande systemet är byggt.

fönster smartphone

Varför en Windows Smartphone? Varför inte Symian, Palm eller Blackberry? Främst eftersom jag redan är bekväm med Windows och oavsett vad man tycker om Microsoft, Windows och Windows Mobile “spela bra ihop”. Windows Mobile erbjuder e-post, Word, Excel och PowerPoint samt kalender, kontakter, etc. Och senare kommer du se att jag har införlivats (fri) programvara som tillåter mig att mestadels eliminera handskrivna anteckningar.

Palm Treo 750

Treo har blivit min “mobil dator” på många sätt. Det är lite klumpig, men batteriet räcker länge och det har tagit många droppar. Med ett 4 GB SD-kort (porto-sized kort med 4 gigabyte lagringsutrymme) installerade jag har massor av lagringsutrymme. Jag har musik, podcasts, och böcker från Audible.com.

Telefonen har mobil-sync aktiverat vilket innebär att min e-post kontrolleras automatiskt och “skjuts” till telefonen.

Ett enormt användbart verktyg är att ha Word Mobile. Jag kan läsa och redigera dokument eller öppna textfiler som jag kan behöva. Men om jag får en idé till ett blogginlägg eller en artikel, kan jag ringa upp Word och tummen-typ, välj sedan “skicka som e-post”. Den postklient kommer upp och jag väljer mitt Gmail-konto.

Senare, när jag kolla Gmail från en “riktig” dator, kan jag välja att öppna anteckningen “öppna som Google dokument” och där är den. Detta har eliminerat handskrift anteckningar – det är faktiskt eliminerat en hel del handskrift helt.

Windows Mobile har Windows Media Player. Detta betyder att jag har all min musik och ljud på 4 GB SD-kort. Kombinerat med en uppsättning av Etymotic hörlurar, låter Windows Media mig att lyssna på musik eller ljudböcker eller podcaster någonstans. En ytterligare fördel – om ett samtal kommer in medan jag lyssnar, pausar WMP och jag svarar på samtalet. Mikrofonen är aktiv även med hörlurarna i så jag kan prata och lyssna – när samtalet är klar, startar musiken tillbaka upp precis där den pausats.

Eftersom jag har en dataplan från min mobiltelefon transportör, kan jag komma åt mitt Google-konto och använda ett separat gratis program som heter GooSync att synkronisera min Google-kalender till min telefon. Resultatet är att jag kan boka tid från valfri webbläsare med Google Kalender och slog en knapp på smarttelefonen för att visa att nya evenemang på telefonen – och även ha det skicka mig påminnelser!

påse / förpackning

Jag började med en väska, men har uppgraderat till en skuldra laptop. Poängen här är att ha allt du behöver för att få jobbet gjort i en påse. En skuldra ryggsäck har bokstavligen blivit min mobil tjänsteman. Jag rekommenderar en sling-typ väska eller något geekier över axeln, plastklämman typ som låter dig ta bort det och sätta upp det på lättare.

digitalkamera

Jag använder en Casio Exilim digitalkamera för sin lilla storlek. Återigen är nyckeln till uppgifter portabilitet SD minneskortet. Min Fujitsu Lifebook UMPC har en SD-kortplats så att jag kan kopiera bilder och videoklipp till datorn och därifrån överföra dem till Gspace eller Strongspace (mer om dessa senare) eller helt enkelt maila dem eller lägga upp dem på Facebook.

Jag sa video, de flesta digitalkameror kommer att skjuta video. Den Exilim, är lite äldre, skjuter AVI (lägre upplösning) video. De flesta nya kameror skjuter MPEG-filer som är högre upplösning.

Så att hålla en liten digital kamera har tillåtit mig att fånga saker som jag annars inte skulle. Det kanske inte verkar vara en del av ett “kontor”, men eftersom du är mobil det lönar sig att hålla en kamera av andra skäl. Casio har fotograferingsmetoder som gör att jag skjuter upp riktigt nära så jag kan ta bilder av visitkort eller handskrivna anteckningar på en servett. Återigen, är den punkt att eliminera handstil så mycket som möjligt.

På en sida notera, hur ofta jobbar jag på ett Starbucks eller någon liknande och se andra med sina bärbara datorer öppen och en anteckningsbok och penna bredvid. Going digital kan eliminera papper – eller åtminstone det är mitt mål!

hög kapacitet SD-kort

Jag har nämnt SD (Secure Digital) kort flera gånger. Dessa är porto storlek minneskort som används i de flesta kameror och telefoner idag. De finns i storlekar upp till 16 GB (!) Vilket är en hel del datalagring.

Det betyder att lokal lagring och enkel filkopiering. Jag har ett 256 MB-kort i min kamera och 4 GB-kort i min telefon. Bild ett pyttelitet liten hårddisk som swappar lätt.

högkvalitativa hörlurar

De är viktiga för ett antal skäl. Först och främst, plugg de in i Smartphone för att lyssna på musik eller ljud och de också tillåter dig att ta telefonsamtal och höra samtalet i båda öronen. Denna förmåga är enorm om du är i bilen.

Eftersom de flesta telefoner använder en 2,5 mm jack och hörlurarna har en 3,5 mm-kontakt behöver du en adapter. Jag har inget behov av en separat mediaspelare (iPod eller annan) som Treo med Windows Media Player kommer spela musik, podcasts eller ens YouTube eller andra video.

mobilt bredband kort

Mobilt bredband är ett finare sätt att säga att du är ansluten till Internet via mobiltelefon nätverket. Dessa kort är tillgängliga från alla celler leverantörer men – varnas – du behöver en “dataanslutning” från din leverantör och, beroende på hur mycket du tänker använda din mobil installation, kan det bli lite dyr.

Inser också att mobilt bredband är inte lika snabb som din DSL eller kabel. Inte tänker på att ladda ner stora filmer, men du kan göra nästan vad som helst annat som du skulle göra på en nätverksansluten dator.

Den mobila bredband kortet låter dig arbeta var du har en cell signal – det håller dig från att behöva betala för WiFi på ett kafé eller på flygplatsen.

USB-hårddisk

USB-anslutna hårddiskar har blivit mindre i storlek och större kapacitet. Används som en enhet för säkerhetskopiering och för extra lagringsutrymme, kan du få en 500 GB-enhet för runt $ 100. Återigen, kan du aldrig för mycket garderobsutrymme eller alltför många digitala lagringsenheter!

4) tjänster

De undrar om alla dessa är, förutom min web-baserad lagring, gratis! Tanken är att kunna göra allt du kan göra sitter i ett välutrustat kontor.

Webb-baserad lagring

Med hög kapacitet SD-kort och USB-anslutna hårddiskar, vad behöver du med web-baserad lagring? Eftersom du aldrig, aldrig vet när dina mobila enheter kan gå saknas. Jag har en plan med Joyent som ger mig över 20GB lagringsutrymme online som jag åt med en säker klient från sftpdrive.com.

Du kommer att vilja hålla denna offsite lagring backas upp med något på din mobil setup som skulle vara omöjligt att ersätta om din mobila kontoret försvinner eller blir stulen. Ett alternativ till betald förvaring, som vi får se i nästa avsnitt, är ditt Gmail-konto, vilket gör att du 7 GB lagringsutrymme utan kostnad.

jott.com

Jott är stor. Du registrerar dig, få ett avgiftsfritt nummer, programmera den som “1” knappen på telefonen och du är redo. Redo för vad? Ring 800 nummer och tryck på 1 för att Jott själv. Lämna upp till en 15-sekunders budskap och Jott kommer transkribera den och skicka den till dig i klartext. Du kan också anmäla dig andra telefonnummer och Jott andra människor eller till och med grupper av människor. Perfekt för broadcast-meddelanden till en eller många. Bra också för registrering att nästa miljoner dollar idé du får när du kör. (OBS: Eftersom ursprungligen skriva denna artikel, har Jott kommit ut ur “beta”, vilket betyder att en del saker som var gratis nu kostar en månadsavgift Men den grundläggande röst-till-text är fortfarande gratis..)

twitter

Vill du Twitter (www.twitter.com)? Twitter skiljer sig från Jott genom att du skickar ett textmeddelande (upp till 140 tecken) till telefonnummer 40404 och det visas i din Twitter-sida på nätet.

Jag har en Twitter “gadget” (mer om prylar senare) på Google som visar mina Tweets (som de kallas) på min Google-startsida. Vissa folk använder Twitter för att göra mini-blogginlägg också.

5) mjukvara

Huvuddelen av detta är helt gratis. SFTP Drive är ett undantag.

google

Folk älskar antingen eller hatar Google. Min oro är att jag har flyttat så mycket av mitt arbete i den här arbetsytan kallas Google Desktop att om Google dör jag ska vara i verkliga problem. Men som med så många av dessa poster, hade Google som en lokal backup alternativ som vi ska tala om senare.

gmail

När jag först skapade ett Gmail-konto som jag inte trodde att jag skulle använda den mycket. Jag undertecknade främst upp så jag kunde använda Gtalk – Googles IM-klient. Men sedan började jag finna det lättare att använda min Gmail-adress för att fylla i formulär. Sedan jag fick reda på att min Outlook inte fungerar bra i vissa hotell. Jag kunde ta emot mail men inte skicka. Gmail skickar och tar emot från alla webbläsare på alla datorer.

Jag började använda Gmail mer och mer eftersom det är webbaserat och jag kunde få till det praktiskt taget var som helst. Du kan också använda Google-sökning på din e-post så att hitta “saker” snabbt är lätt.

gtalk

Som jag sade, är Gtalk Googles IM-klient. Jag chattar inte mycket men att hålla några nära kontakter har varit oerhört hjälpsamma. Om du gör en hel del Instant Messaging, kan du behöva en multi-site-klient som Pidgin (www.pidgin.im) som låter dig få tillgång till olika tjänster såsom AIM.

g-docs

Google Dokument har förvandlats till en riktig välsignelse. Det har förmågan att ladda upp och öppna Word, Excel och PowerPoint-dokument. Två viktiga punkter – igen det viktigaste är att du kan få dina dokument från vilken dator som helst. Men det andra, kan du samarbeta lätt på ett dokument eller kalkylblad med enkla “sharing” på webbplatsen. Du kan dela ett enda dokument eller en hel mapp med dokument. Perfekt för samarbete, kan du skapa ordbehandlingsdokument, kalkylblad och presentationer.

g-notebook

Jag är inte en Digg eller läcker användare (för lagring bokmärkta webbsidor) så jag använder Google toolbar (som är installerad i din webbläsare när du registrerar dig för ett Google-konto) för att fånga bokmärken enkelt och snabbt. Klicka på den blå stjärnan i Google Verktygsfält filer på webbplatsen i Google Notebook under “Ej sorterade platser”. Återigen – det spelar ingen roll vilken dator jag är på. Alla mina bokmärken är tillgängliga.

g-space

G-space är en Firefox plugin som sätter ett fönster filhanterare i din webbläsare. Du kanske inte vet att ett gratis Google-konto kommer med 7 GB lagringsutrymme. Även om det är inte en enorm summa för musik eller video, det är mer än tillräckligt för att säkerhetskopiera dokument eller filer som, återigen, kan du behöver mer än en plats.

Du kan använda G-utrymme för att enkelt ladda upp flera dokument till ditt Google-konto. Förlora din laptop? Inga problem, du har ett USB-minne, eller hur? Förlora din portfölj och du kan vara i trubbel. Lagra dina förslag och PowerPoint med hjälp av G-space? Aldrig förlora en fil igen.

g-kalender

Google Kalender är inte så sexigt, men det är mycket funktionell. Med möjligheten att dela en kalender du kan använda den för samverkan lätt. Det är extremt lätt att använda och, igen, kan du dela en kalender med en assistent, arbetsgrupp eller familj så att alla kan få tillgång till samma kalender.

goosync

Ett gratis tillägg för din Windows-smartphone, GooSync uppdaterar telefonens kalender från Google Kalender. Det är dubbelriktad och mycket lätt att använda. Du behöver aldrig dubbla ange en tid – skriv det en gång i Google Kalender och köra GooSync.

sftp drive

SFTP Drive ger en säker inloggning till externa servrar – att vara din offsite lagring utom ditt Google-konto. Om du arbetar via FTP (File Transfer Protocol) och är ett Windows-arbetare, visar SFTP Kör din server som en annan enhet på din datorn och gör att du kan dra och släppa filer. Jag använder i samband med mitt Joyent konto för att säkerhetskopiera viktiga filer.

6) Valfria objekt för ditt mobila kontor

Dessa poster är “hjälp”, men inte absolut nödvändigt.

hörbar konto

Audible.com är den främsta platsen för ljudböcker och annat ljudmaterial. Audible kommer med en egen smartphone applikation så att du inte behöver en MP3-spelare för att lyssna på din favorit författare. Audible är en köpt tjänst.

extern cd / dvd

Med en extern hårddisk, jag har inte hittat en extern CD / DVD-spelare / brännare behövs – ännu. Om du bränner CD-skivor eller vill se DVD-skivor du kan behöva en. Vissa Sony UMPC ändå passa en DVD-enhet i datorn själv.

Mollskinn eller skrivblocket

(Suck) det fortfarande kunde finnas tillfällen när du behöver skriva något ner. En liten dyna (ofta kallad en mollskinn) kan kastas in i påsen och tillför inte särskilt mycket bulk. Jag använder en liten anteckningsbok från Miquelrius som öppnar helt utan att bryta på ryggraden.

Digital penna

Jag har inte provat det ännu, men jag skulle vilja byta ut mollskinn med en av flera digitala pennor tillgängliga. I grund och botten de “ser” när du skriver och lagra information digitalt. Några av dem kommer även att utföra handskrift på dina repor och förvandla dem till text. Men du kan också spara det miljoner dollar doodle elektroniskt.

Bärbar skrivare

Återigen har jag behövde inte detta ännu, men om du är en försäkringsagent eller fastighetsmäklare, kan du behöva skriva ut papper. Jag har använt Canon I-90, som är liten, lätt och utskrifter i färg.

Bluetooth-mus

Eftersom Fujitsu 1610 är en pekskärm, den kommer med en inbyggd penna. Men om du är “musen beroende”, ger en Bluetooth-mus du en trådlös lösning. Jag använder Kensington Pilot Mouse.

Bluetooth-tangentbord

Detta är en annan jag har inte provat ännu men jag funderar på. En Bluetooth-tangentbord fälls ihop liten och kommunicerar med datorn via en Bluetooth (trådlös) anslutning. Överraskande detta är inte för PC men för Treo Smartphone. Eftersom du har en mobil version av Word kan du öppna ett dokument på din telefon och använda ett veck klaviaturen Bluetooth för att skriva längre dokument utan att veva upp datorn.

7) slutsats

Det finns förmodligen hundratals variationer på detta tema. Jag hävdar inte att det är perfekt, men det tillåter mig att göra allt jag kan göra i mitt kontor som helst jag går.