hur man väljer en telefonsvarare ii servicedelen

I min förra artikel, täckte vi fyra grunder: 1. dra nytta av eventuella gratis provanställningar, 2. se upp för långa avtal, 3. få referenser, och 4. inte vara alltför berörda med höga priser. För denna artikel kommer vi att anta att du flitigt har följt de fyra stegen i den första artikeln och är redo för nästa evolution – hur din telefonsvarare i trim. Vi kommer att utforska några industri tips & tricks om hur du håller din tjänst professionell och tillförlitlig.

Först och främst, fråga inte för mycket av ditt callcenter. Detta är inte menat som inte förväntar din telefonsvarare att göra sitt jobb, utan istället behålla sitt ansvar Short & Sweet. Som med varje individ, de de fler uppgifter är skyldiga att göra, uppstår det mer utrymme för misstag. Den viktigaste punkten här är “Andnöd Equals Success”. Vad menar jag med det? Först hålla ditt svar frasen kort (dvs. hur operatörerna plocka upp din linje). Det andra, hålla den information de samlar in från den som ringer vid ett minimum. Tredje, se till att dina kontaktuppgifter är inte en labyrint av personsökare nummer, e-postadresser, hemtelefonnummer, och telefonnummer (dvs. ringa Jim hemma, om han inte är där, maila honom, om han inte reagera sidan honom och ringa hans mobiltelefon, etc.). Försök att se till att dina anställda håller sina mobiltelefoner med dem hela tiden eftersom det verkar vara det bästa sättet att hålla stadig kontakt med callcentret.

Andra kallar platsen ordinarie prov till ditt callcenter. Tänk på din telefonsvarare dina anställda. Som med alla anställda, om de lämnas un-övervakad, kommer de att börja utvecklas till en mindre än modell representant för ditt företag. Kontrollera var 10 eller så dagar du placerar ett test samtal till din telefonsvarare att se hur de hanterar dina samtal. Inte alltid ringa vid samma tid på dagen, utan att försöka sprida de tider när du ringer så ibland på eftermiddagen personalen är mer effektiv då den kvällen personal eller vice versa. Om du upplever några problem, meddela din kontaktperson callcenter omedelbart och placera en annan provsamtal kort därefter för att säkerställa att problemet rättades.

Tredje, se till att du har en sund relation med din callcenter. Behandla dem som du skulle behandla din egen anställd. Var vänlig och tillmötesgående och du kommer att behandlas lika. Tänk dig ditt eget företag och dina egna kunder. Finns det kunder som aldrig är nöjda oavsett vad du gör? Skulle du förlorar hellre sin verksamhet än att spendera 10% av din dag att hantera deras klagomål? Snarare då “ju mer jag skrika, desto effektivare kommer de att vara” premiss, försök att basera din relation på “det trevligare jag är, det trevligare de kommer att vara” premiss.

Fjärde, är perfektion inte omedelbart. Baserat på antaganden om att din telefonsvarare är dina anställda, är de antagligen inte kommer att “göra rätt” första gången du vidarebefordra dina telefoner. Som med alla anställda, de behöver tid för att växa och lära sig om din verksamhet och sina uppgifter i förhållande till dina behov som företagare. Ha tålamod, vara till hjälp, hålla det enkelt, och de bör blomstra.