hemligheter till mästerliga virtuella möten

eeting ledare fortfarande måste hitta ett sätt att få deltagarna upphetsad från början, hålla alla engagerade och fokuserade på målet, samla och dokumentera viktig information, bygga konsensus, hantera dysfunktion, hålla energin hög, och nära med en tydlig förståelse av det som uppnåddes, till värdet på prestation och de steg tas en gång mötet slutar. När det gäller virtuella mötet, är det ännu viktigare att utnyttja “hemligheter underlättande” * för att nå framgång.

Förberedelse för mötet:

Ett. Fördela dagordningen, mål, spelregler och alla relevanta åhörarkopior före stämman. Om individer från olika tidszoner deltar i mötet, se till att ange tidszon när informerar mötesdeltagarna start-och sluttider.

2. I planeringen av mötet, begränsa dagordningen så att hela samtalet kan fyllas i på två timmar eller mindre. Om det behövs, bryta mötet i flera samtal. Det är svårt att vara produktiv och att upprätthålla gruppdeltagande med förlängda samtalstider.

Tre. Överväg att låta deltagarna göra preliminära brainstorming och lämna in sina idéer före stämman. Du kan sammanfatta dessa idéer i “brainstorma listor” och skicka dem i förväg till deltagarna tillsammans med dagordning och annat skriftligt material. Denna avancerade förberedelser tillåter mer tid i mötet som ska spenderas gruppering, prioritering, eller utvärdera brainstormed materialet.

börjar mötet:

4.Prior till mötet, skapa en lista som visar namn och plats på varje person som förväntas i mötet.

Fem. I början av mötet, genomföra ett upprop: be varje person att ange namn och plats. Försök att behandla deltagarna med namn under mötet för att hjälpa människor länknamn med röster.

6. I få passet startade, utföra en traditionell “information-excite-ge-innebära.”

– Förklara syftet med mötet;
– Få deltagarna entusiastiska över att delta genom att förklara fördelarna för dem med ett lyckat resultat;
– Låt dem veta den myndighet som har gett dem, och
– Få dem delaktiga genom att ställa en typ-B * fråga som engagerar dem i meningsfulla diskussioner som bidrar till det arbete som skall utföras.

7. Överväg att lägga särskilda spelregler för att hjälpa till med “virtuellt möte etikett,” till exempel följande:

– Meddela dig själv när ansluter till mötet och informera gruppen om du lämnar före utgången av mötet;
– Alltid identifiera dig innan du talar;
– Undvik att använda “hold”-knappen, speciellt när musik eller andra ljud resultat.
– Bo 100% fokuserad under mötet, undvika att göra annat arbete, svara på e-post,

Utföra och Stämmans avslutande:
8. Ofta gå runt och få input från alla. Följ samma ordning varje gång, kalla folk vid namn. Upprätta denna ordning tidigt i mötet.

9. Upprätta en verbal metod för att göra konsensus kontrollerna, till exempel en “round robin” *, där varje person visar enighet eller oenighet.

10. Överväg att använda mötet programvara som gör att alla deltagare att visa på datorn den information som registreras när sessionen pågår.

11. Gör stora sammanfatta och använda täta snabba och uppspelning frågor för att säkerställa att alla förstår i fokus för diskussionen och vad som sägs.

12. Granska alla frågor, beslut och objekt åtgärder innan slutade mötet för att säkerställa full förståelse och engagemang till handling.

13. Publicera en re-cap omedelbart efter mötet.