hantera din tid – hur man ska prioritera dina arbetsuppgifter

prioritera arbetsuppgifter
Förmågan att välja och utföra uppgifter i prioritetsordning mycket önskvärt och mer utmanande för vissa typer av företag än andra.

För att välja uppgifter som du måste vara medveten om så många sysslor och projekt som möjligt. För att göra detta, måste varje planeringsmöte ha en lista.

du måste ha en lista!

Lista alla dina uppgifter och sedan betygsätta dem, och lista dem igen för. Sedan kan du schemalägga dem.
När alla uppgifter och projekt är klassade, använda dessa extra filter för att prioritera:

• Föreställ dig konsekvenserna av att eliminera uppgiften. – Den här övningen kommer ofta bort några onödiga arbetsuppgifter helt och hållet.
• Bestäm om varje uppgift bör utföras på bästa sändningstid eller sekundär tid.
• Bestäm vem som kommer att påverkas av uppgiften.

nu minska din lista
Tills vi effektivt kan klona oss själva att vara på mer än ett ställe åt gången, de flesta av oss behöver minska vår arbetsbörda.
Innan du börjar prioritera, anser att dessa kriterier uppgift eliminering:

gör denna uppgift eller projekt förnuft?
Varje uppgift som du gör bör först måste passera detta riktmärke.
Du har mål, prioriteringar och mål. Bidrar varje uppgift till din stora bilden? Uppskatta hur mycket tid varje uppgift tar, och sedan föreställa sig vad du skulle göra med tiden om uppgiften ställdes in. Även om det inte alltid är möjligt, bör allt du gör bidrar till dina mål.

varför är uppgiften brådskande?
Medan brådskande bör vara ett tänkesätt av företag, bör brådska också ifrågasättas – hänsynslöst.

Är det brådskande blidka bara någon annan?
Vad har orsakat brådska? Många akuta situationer har orsakats av misstag. Fastställa orsaken brådskande kan eliminera eller skjuta upp en uppgift och leda till förebyggande åtgärder för avbrott och misstag.

Några synes tvingande uppgifter är inte akut alls. Kunderna kan ställa krav som är onödiga.
Kontrollera med alla inblandade parter.

delegationen kval
Är du den enda person som kan hantera uppgiften?
Ibland kan du kanske vara, men många gånger någon annan kan göra för dig. Delegera allt för att frigöra ditt schema.

hur annars skulle uppgiften göras?
är du utnyttjar teknik

Skulle en personligen möte vara ett telefonsamtal?
Konferenssamtal kan utesluta resor och sparar enormt mycket tid.

Kan du maila istället för att ringa?
E-post kan göras på dina villkor när du vill. Du kommer att ha tid att formulera bättre jämfört med den levande telefonsamtal. Tiden kan vara bortkastade och försäljning förlorade genom att lämna telefonmeddelanden för människor. E eliminerar telefon taggen.

kan uppgiften dissekeras?
Finns det delar av det arbete som kan delegeras, elimineras eller skjutas upp?

Vad är kostnaden för Exklusive en aktivitet?
Det finns många jobb hela dagen som faktiskt inte är värt tiden att göra. Tillämpa dollar siffra när man överväger att avbryta en aktivitet är ett annat mått på uppgiften värde.

åtgärderna för uppgiften värde

Pengar – Hur mycket är uppgiften värt?
Tid – Hur mycket tid tar det?
effekt – avslutade kontra avbryts
Effektivitet – Vad är det mest effektiva sättet att utföra uppgiften?
bidrag till dina mål
Byte – (Vad skulle kunna göras med tiden istället?)
division-dela uppgiften i delar
När – Kan uppgiften utföras lika bra i sekundär tid?

Ett bra trick för att prioritera är att ge varje uppgift en deadline.

Ge uppgifter en deadline.

Medan många små och medelstora ägare definierar en starttid för projekt och aktiviteter när de planerar, inte etablera de inte en deadline. Att ha en tydlig tidsfrist blir uppgifterna lättare att prioritera.

Prioritera medan planeringen är lätt. Du har tid att tänka. Prioritera medan du arbetar är lite mer utmanande.

prioritera avbrott
Medan de flesta människor är bekanta med prioritera arbetsuppgifter, få människor prioriterar sina avbrott.
Därför har få människor definierat vilka typer av händelser som stör dem.

definiera avbrott typer

För att ta kontroll över din tid, måste du minimera störningar. Många små och medelstora ägare beskriver sina positioner som chefer, och definiera förvaltningen som “släcka bränder”, eller lösa problem. Samtidigt ha ett jobb definition för dig själv är en bra start, har de flesta ägarna inte definieras eller klassificeras dessa problem. De fångar precis varje boll kastas på dem. Svansen är ofta viftar på hunden.

Tänk på hur du blir avbruten från din OUT eller produktivt arbete. Gör en lista över alla typer av avbrott du har upplevt under de senaste tre månaderna.