förvaltning som ett system

Vad är ett system?

Ett system består av processer, något viktigt, en del inte så viktiga. En process har en början och ett stopp, en in och en ut. Du vet att du har en process när du kan flödesschema det på ett papper. En process har en viss stat. Det är moget och fungerar bra eller kan vara embryonala och väldigt omogen. En process kan brytas om vissa stycken inte fungerar bra tillsammans. Systemet representerar då tillståndet för alla dess processer. Idén om ett system är att fokusera på långsiktig stabilitet. Förstå systemet hjälper inte att göra kortsiktiga beslut som tillfälligt kan fixa det omedelbara behovet, men skada systemet på lång sikt. Det är lätt när man försöker lösa problem att fokusera på orsak och verkan.

Vad är ett ledningssystem?

Ett ledningssystem har också många processer på flera nivåer. De bidrar alla till hälsa av ledningssystemet. Till exempel, är det mycket viktigt att förstå vad process används för att utvärdera människor. Om människor utvärderas på ett sätt som uppmuntrar till konkurrens bland kamrater detta kommer att påverka den övergripande konkurrensen och påverkar klimatet i ett företag på ett ohälsosamt sätt. Om människor uppmuntras att arbeta tillsammans med team och samarbeta, kommer systemet att se annorlunda ut. I detta fall människor tenderar att hjälpa varandra mer utan rädsla för att dela information som kan påverka deras prestanda rankning. Det sätt chefer kommunicerar påverkar det totala systemet. Om ledningen normalt håller sina dörrar stängda och sällan delar affärsområden uppdateringar med hela personalen, kommer systemet tenderar att agera på ett sätt som uppmuntrar hemligheter, skvaller, och många andra problem. Om ledningen håller dörrarna öppna, kommer det att hjälpa öppen kommunikation och övergripande fördelning av all verksamhet relaterad information till alla nivåer. I denna typ av system man kommer att se mer risktagande, kreativitet och intresse för verksamheten av anställda.

Värst ledningssystem!

De värsta ledningssystem uppmuntrar begränsad informationsdelning, en brist på kreativitet, orättvisa och mindre möjlighet att bidra och delta i den samlade verksamheten. Jag ska ge er några exempel på dåliga ledningssystem.

En toppchef ber Human Resources för att upprätta en rangordning och klassificeringssystem bland personal i ett försök att förbättra prestanda, men detta leder till mindre lagarbete och positiva relationer mellan personal och en direkt inverkan på den nedersta raden.

En annan chef kan skapa en ny politik som begränsar övertid vilket leder till en ökad mängd fel på arbetsplatsen som anställda bråttom att slutföra sitt arbete så att de inte tvingas arbeta långa dagar utan lön.

En chef genomför en ny politik som begränsar anställda från att flytta till nya positioner om de inte presterar bra i sin nuvarande roll. Detta leder till att människor lämnar organisationen för bristande möjligheter när allt de kan ha behövt det nya möjligheter. Nu chefen kommer att behöva anställa ersättare vid vanligtvis två gånger kostnaderna.

En annan chef beslutar att den första kostnadsnedskärningar verksamhet bör vara att avskaffa gratis kaffe och omedelbar soppa i lunchrum. Detta leder inte till mycket kostnadsbesparingar utan istället skickar ett meddelande till de anställda att de inte är så viktigt vilket leder till arbete avmattning, dålig moral, och folk lämnar, som hamnar kostar organisationen många gånger över vad kaffet och omedelbar soppa kostnad !

Ett annat exempel är en anställd är alltid sen till jobbet så chefen straffar den anställde genom att inte tillåta denna person att bidra till nya insatser. Den person som ett resultat av straffet börjar komma till arbetet i tid. Chefen gillar resultatet så beslutar att genomföra nya närvaro politik för alla anställda. Långsiktigt dock anställda känner mikro-managed och börja bidra med nya idéer mindre ofta orsakar en total nedgång i systemprestanda.

Dessa är exempel på beteenden som vanligtvis är välment, men helt enkelt inte tänkt igenom från ett system uppfattning.

Effekten av icke-systemiskt tänkande i förvaltningen

Minskande inkomster, moral, relationer, och total rädsla och bristande tillit uppstår med kortsiktiga icke-systemiskt tänkande. En nyligen länsstyrelsen chefen beslutat att stänga många lokala parker bara för att lösa ett kort mellanrum sikt budget. Som ett resultat av människor som används för att betala på helgerna för att delta i dessa parker reste nu till nya områden i olika län där de tillbringade sin helg dollar. Mycket mer övertid förloras genom denna nya kostnadsbesparingar. Detta hade kunnat undvikas med systematiskt tänkande förskott. Det sätt ledningsroller modeller själv kommer att påverka systemet och beteendet i det. Bara vandra in i någon butik och du kommer att märka det vård av systemet. Till exempel finns det ett kontor kedja jag brukade besöka. Det blev svårare att hitta några anställda som arbetar där. Det verkar i detta lager är de vardera givna uppgifter på morgonen har att göra med butiken underhåll som de belönas eller möjlighet straffas för. Som ett resultat av systemet finns det lite fokus på kunden. Som ett resultat av kunderna kommer med tiden att besöka konkurrenter och mycket mer går förlorat i detta system. Å andra sidan kan jag tänka mig en lokal bagel butiken jag besökte där de anställda hälsar mig vid namn och minns min vanliga ordning. Jag märker hur glada alla anställda verkar. Senare lärde jag mig varje anställd har fått en andel av verksamheten och anses vara en ägare. I detta exempel kan de inte dölja från kunder eftersom det är deras verksamhet. Jag är säker på att du nu kan tänka sig liknande exempel. Icke-systematiska tänkande leder till entropi, fel, och en allmän nedgång i verksamheten. Den bästa chefen tänker igenom alla beslut och politik och i förväg bestämmer det resulterande inverkan på systemet.

Den bästa ledningssystem

De bästa ledningssystem är i linje och nterdependent. Alla processer vettigt och påverka varandra på ett positivt sätt. Det är en favorit livsmedelsbutiker av min som jag gillar att besöka. Samtliga medarbetare behandlas rättvist och lika. Inga uppgifter är antingen för stort eller för litet för alla anställda. Eftersom människor behandlas väl, de är motiverade att bidra med sitt bästa på jobbet. Denna butik betalar den högsta i branschen med de bästa förmånerna. Det finns arbetsrotation så att alla får veta alla aspekter av verksamheten. Kommunikation är täta, det finns inga stängda dörrar, och chefer är också tillgängliga. De bästa ledningssystem vettigt. De människor som arbetar i dessa system vet vad de ska göra, ha fullständig självständighet, och respekteras. Varje affärsprocess leder till en annan. Om en kund begär en produkt som butiken inte har, är denna produkt beställs och nu inventeringen och processer anpassas till denna kund begäran. Anställda får uppdateringar om nya produkter som kommer in och gamla produkter går ut. Denna konstant flöde av öppen kommunikation leder igen till anställda känner intjänade i verksamheten. I de bästa ledningssystem, kan människor förklara hur saker fungerar och varför.

Effekterna av systemiska tänkandet i ledningen

Effekterna känns utbredd. Verksamheten fungerar bra, anställda är nöjda, kunderna känner sig bra om tjänsten och varumärket bygger en hälsosam rykte. Viktigast, trivs verksamheten och växer.

Hur man genomför ett bra ledningssystem

Tänk från en stor bild uppfattning. Identifiera de viktigaste processerna och undersöka hur de arbetar med varandra. Förstå vilka processer som har störst påverkan på de organisatoriska mål. Sätta folk som ansvarar för dessa processer för att förbättra dem. Ha öppen återkoppling och kommunikation på alla nivåer i systemet. Uppmuntra risktagande, kreativitet och personlig utveckling.

Hur man gör ett bra ledningssystem sista

Gör de människor som arbetar där det viktigaste, viktigare än kunderna, viktigare än vinst. Folk kommer att stiga till tillfälle att hjälpa till att bygga upp ett system som varar. Involvera alla nivåer av personal, inklusive dem i alla viktiga beslut och åtgärder. Möjligt för personalen att känna sig som ägare av verksamheten och de kommer att arbeta för att förbättra systemet. Som ett resultat av alla förmåner.

Varför systemiska tänkande frågor

Utan systemiskt tänkande, samma frågor går obesvarade. Tid och resurser slösas bort och kunder och anställda är missnöjda. Systemisk tänkande leder till en förbättring av alla arbetande delar. Med systemisk tänkande, processer blir mogen, folk fatta bättre beslut, och organisationen, dess produkter och tjänster utvecklas. Detta är bäst management!

Craig Nathanson