dokument säkerhet – inte bara papper fragmentering

Vad är dokument säkerhet? Varför är dokument säkerhet viktigt för mig? Vilka är de bästa metoderna mitt företag kan använda för att förbättra dokument säkerhet? Är det dyrt att göra? Dessa är några av de frågor du kan ha om sekretessen.

I denna artikel kommer jag att förklara mer om dokument säkerhet och varför det är viktigt att ditt företag att genomföra någon form av policy eller plan för att förbättra hur dina anställda och du hanterar dokument.

Nästan alla företag har dokument som de måste bearbeta på en daglig basis. Kontrakt, fakturor, kvitton, inköpsorder, interna promemorior och handlingar relaterade till känslig information är några av de exempel på handlingar du kan använda.

Dokument säkerhet innefattar hur dessa dokument lagras, backas upp, bearbetas, levereras, och kasseras. Först kommer vi att prata om lagring och backup av dina dokument. Detta innebär mycket mer än bara vilken typ av arkivskåp som du vill köpa.

Även i denna elektroniska ålder, pappersdokument är en nödvändighet. Lagringen av dessa dokument tryggt och säkert ofta ignoreras. För känsliga dokument, behöver du låst arkivskåp. Du måste vara medveten om vem i ditt företag kommer att ha nycklar till dessa arkivskåp och de måste förvaras på en säker plats. Brandsäkra arkivskåp är också en bra idé.

Detta kan tyckas vara obekvämt, dyrt och tidskrävande, men förlusten av dina dokument kommer att kosta dig mycket mer tid och pengar än att ha säkerhet i stället för dem.

Överföra alla dina dokument i elektroniskt format är viktigt att dokumentera säkerhet. Antingen genom inmatning eller genom scanning av dokument du kan backa upp dem i elektroniskt format för att säkerställa deras säkerhet och återhämtning om du förlorar alla papper.

Många av dina dokument är i dag redan i elektroniskt format. De och de elektroniska säkerhetskopior av de pappersdokument du gör måste också backas upp förutom just på din dator. Det finns elektroniska datalagring tjänster du kan använda nätet som ger dig lagringsutrymme på säkra servrar.

Några av dessa kan vara relativt billiga, andra tar ut för mycket. Jag föreslår att du forskning flera av dem att hitta den lösning som är rätt för dig. Du kan bränna dessa handlingar till CD, men då måste hitta ett säkert sätt, bort dina affärslokaler för att lagra dessa skivor.

Du kan lagra data på andra datorer du har hemma eller någon annanstans, men måste hålla i minnet, som skulle kunna komma åt dem. De företag som tillhandahåller säker lagring av elektroniska dokument och data är oftast en mycket säkrare metod.

Du behöver för att genomföra en särskild säkerhetspolicy när det gäller alla typer av dokument används på ditt företag. Dina anställda måste följa dessa riktlinjer dokumentsäkerhetssystem vid alla tidpunkter.

Dokument och uppgifter leverans är också en viktig faktor. Använder du krypterad e-post när du skickar och tar emot dokument? Behöver du ett kvitto från mottagaren av din e-post för att visa att de har fått de uppgifter du skickat dem? Dessa är lätta att genomföra. PGP för e-post är en av de bästa metoderna. Gör en sökning på PGP och du hittar mer information om det.

När du skickar känsliga dokument, använder ni rekommenderat brev? Vill försäkra dig det? Detta är viktiga delar i dokumentet säkerhetspolitik. Dina anställda ska veta vilka specifika typer av utgående post är att få särskild uppmärksamhet.

Vem öppnar posten ditt företag får? Är det lämnade aldrig ute i det fria där vem som helst kan plocka upp den? Dina anställda bör vara medvetna om att dokumentet säkerhet omfattar inkommande post samt. Det måste finnas särskilda instruktioner om vad som händer med all inkommande e-post.

Nu kan vi gå vidare för att dokumentera omhändertagande. Har du ett kontor dokumentförstörare? Du kanske vill ha en i varje medarbetares arbetsområde som kanske hanterar eller skapa känsliga bolagshandlingar. Ha en politik strimla dokument de slänger. Bättre att vara säker än ledsen. Tjuvar och andra kommer att gå igenom dina sopor för att hitta all information de kan använda till sin fördel.

Om du har en hel del känsliga handlingar eller vill vara mer försiktig, det finns tjänster som kommer till ditt kontor för att strimla och förstöra handlingar sedan ta bort dem för att kunna förbrännas. Dessa företag garanterar säker hantering av dina dokument.

Jag hoppas att denna artikel har hjälpt besvara eventuella frågor du kan ha haft om dokumentet säkerhet. Jag hoppas dessutom att det har gjort dig medveten om behovet för dig att ha ett policydokument säkerheten på ditt företag.