5 dolda fällor i möten

Om du har suttit igenom några dåliga möten, måste du ha upplevt följande fällor. Här är de och hur man rättar till dem.

1) Folk tror att de är experter.

Många människor säger att de vet hur man håller ett möte. Egentligen är allt de gör värd en fest. De bjuda in gäster, ge godis, och presiderar över en konversation. Folk pratar. Folk äter. Och ingenting händer. Eller, om de på något sätt lyckas nå en överenskommelse, genomför ingen det.

> Vad du ska göra: Lär dig att leva ett verkligt möte. Schemalägg en verkstad eller köpa en bok. När resultaten egentligen ingen roll, hyra en facilitator. Inse att det finns moderna verktyg som hjälper människor att göra metodiska framsteg mot resultat. Dessa verktyg är praktisk och lätt att använda. Naturligtvis måste du veta vad de är för att kunna använda dem. Ring mig (714-528-1300) för mer information.

2) Folk tror att de är inspirerande.

Många människor tror att långrandiga meddelanden imponera på andra. Egentligen är det tvärtom. En lång föreläsning blir snabbt en tråkig (och ibland stötande) harang. Varför? De flesta anställda vill ha en aktiv roll för att bidra till verksamheten, och därmed lyssna på ett tal känns som ett slöseri med tid.

> Vad du ska göra: Design möten som ger deltagarna möjligheter att bidra. Planera frågor som direkt tänkande mot de resultat du vill ha. Använd aktiviteter som hjälper människor att fatta beslut. Fördela meddelanden i brev, PM eller E-mail. Eller, om du måste använda ett möte, hålla tillkännagivanden kort (mindre än ett par minuter).

3) Folk tror att andra håller med dem.

Många människor är beroende av nickar, leenden och ögonkontakt för att mäta acceptans. Egentligen kommer de flesta anställda att göra något för att blidka en boss. Och om chefen verkar vara upprörd, kommer de anställda att bli ännu mer angenäm. Sedan, när mötet slutar, de anställda kommer att göra en av tre saker: 1) att glömma föreläsningen, 2) ignorera meddelandet, eller 3) sabotage idén.

> Vad du ska göra: Genomföra möten med en process som alla anser vara rättvis. Använd konsensus nå överenskommelser och fatta beslut. Folk kommer att acceptera beslut som de hjälpte till att göra.

4) Folk tror att andra är synsk.

Många kallar möten utan dagordning förväntar sig att alla kommer att anlända dela sin vision för vad som behöver göras. Egentligen ger alla sina privata förhoppningar, rädslor och vision till mötet. Utan en tydlig agenda, är resultatet något mellan småprat och kaos, beroende på komplexiteten i frågan.

Obs: En vag agenda, till exempel en lista över ämnen, är nästan lika meningslöst som ingen agenda.

> Vad du ska göra: Skriv ut ditt mål för mötet. Sedan förbereder en agenda som är så komplett att någon annan skulle kunna använda den för att styra mötet utan dig. Ange varje steg och ger en tid budget. Skicka dagordningen minst en dag före mötet så att deltagarna kan använda den för att förbereda sig. Samtalsknappen deltagarna före mötet för att kontrollera om de har frågor eller vill prata om dagordningen.

5) Folk tycker möten är nödvändiga.

Många människor reagerar på varje nödsituation, överraskning, eller rycka genom att ringa ett möte. Egentligen är ett möte en speciell (och dyra) processen. Det ska endast användas för att få fram resultat som kräver insatser av en grupp människor som arbetar som ett team. Ett möte är inte ett universellt botemedel för allt. Möten av fel skäl, slösa allas tid.

> Vad du ska göra: utmaning varje möte för sin förmåga att tjäna en vinst för ditt företag. Det vill säga, se till att värdet av resultaten är större än kostnaden för att hålla ett möte. Om någon annan aktivitet kan åstadkomma samma resultat, använd den andra verksamheten.